Communicatietraining voor overheid en publieke organisaties

Middenmanagers en teamleiders bevinden zich vaak tussen beleid en uitvoering. Zij vertalen besluiten van boven naar de dagelijkse praktijk en brengen signalen uit de organisatie weer terug naar directie of bestuur.

Dat kan een lastige positie zijn. Van bovenaf wordt duidelijkheid en resultaat verwacht, terwijl medewerkers behoefte hebben aan inspraak, ondersteuning en erkenning. Soms moet een leidinggevende een besluit uitdragen waar die zelf niet volledig achter staat. Op andere momenten moet er ruimte worden gemaakt voor zorgen, zonder dat het proces stilvalt.

In de training oefenen leidinggevenden hoe zij:

• verwachtingen en verantwoordelijkheden helder maken
• besluiten uitleggen zonder zich te verschuilen achter “de organisatie”
• weerstand onderzoeken zonder de regie kwijt te raken
• duidelijk communiceren over rolduidelijkheid en verantwoordelijkheden
• signalen uit het team zorgvuldig naar boven brengen
• duidelijk leidinggeven met behoud van gelijkwaardig contact

Veel vraagstukken binnen de overheid lopen dwars door teams, afdelingen en organisaties heen. Samenwerking is noodzakelijk, maar rollen, mandaten en verantwoordelijkheden zijn niet altijd helder.

Wie neemt het besluit? Wie is eigenaar van het proces? Wie moet worden betrokken? En wat gebeurt er wanneer mensen verschillend denken over de aanpak?

Wanneer hierover niet open wordt gesproken, ontstaan gemakkelijk vertraging, frustratie en onderlinge beeldvorming. Mensen wachten op elkaar, taken blijven liggen en de samenwerking wordt persoonlijk terwijl het probleem vaak in de structuur of rolverdeling zit.

Onze trainingen helpen teams om onderscheid te maken tussen:

• inhoud en relatie
• feiten en aannames
• verantwoordelijk zijn en verantwoordelijk worden gemaakt
• meedenken en meebeslissen
• formele bevoegdheid en informele invloed
• individuele irritatie en structurele onduidelijkheid

Zo ontstaat een gemeenschappelijke taal waarmee teams sneller tot de kern komen, betere afspraken maken en elkaar gemakkelijker aanspreken.

Veel publieke organisaties streven naar openheid, participatie en gelijkwaardige samenwerking. Toch blijft hiërarchie een rol spelen. Een functietitel, positie of beslissingsbevoegdheid beïnvloedt wat mensen wel en niet durven zeggen.

Medewerkers kunnen terughoudend worden tegenover een leidinggevende. Leidinggevenden kunnen juist denken dat zij ruimte geven, terwijl medewerkers die ruimte niet zo ervaren. In overleggen wordt soms formeel om input gevraagd, terwijl het besluit feitelijk al vaststaat.

Hiërarchie hoeft goede communicatie niet in de weg te staan, zolang de invloed ervan wordt herkend en benoemd. Daarom besteden we aandacht aan psychologische veiligheid, macht, positie en verantwoordelijkheid. Niet als abstracte thema’s, maar aan de hand van concrete situaties uit de eigen werkomgeving.

Professionals in de publieke dienstverlening krijgen regelmatig te maken met mensen die afhankelijk zijn van een besluit, voorziening of procedure. Een boodschap die voor de organisatie zakelijk of juridisch is, kan voor de ander grote persoonlijke gevolgen hebben.

Juist dan is het belangrijk om menselijk te blijven zonder verwachtingen te wekken die niet kunnen worden waargemaakt.

Deelnemers leren onder andere:

• luisteren zonder direct op te lossen of te verdedigen
• erkenning geven zonder het automatisch eens te zijn
• beleid en grenzen begrijpelijk uitleggen
• slecht nieuws helder en zorgvuldig brengen
• omgaan met boosheid, teleurstelling of emotie
• het gesprek begrenzen wanneer gedrag niet acceptabel is
• zoeken naar wat wél mogelijk is
• de regie houden zonder afstandelijk te worden

Binnen de overheid is onderhandelen niet altijd zichtbaar als onderhandelen. Het gebeurt tijdens projectoverleggen, bij beleidsvorming, in gesprekken met ketenpartners en bij het verdelen van capaciteit, tijd en budget.

Onze aanpak helpt deelnemers om niet alleen standpunten uit te wisselen, maar te onderzoeken welke belangen en behoeften daaronder liggen. Dat opent de ruimte voor oplossingen die eerder buiten beeld bleven.

Deelnemers oefenen met:

• belangen boven tafel krijgen
• doorvragen zonder een verhoor te creëren
• spanning verdragen zonder te snel naar een compromis te gaan
• een helder voorstel of verzoek formuleren
• nee zeggen en een nee ontvangen
• vastgelopen gesprekken weer in beweging brengen
• werkbare afspraken maken en deze concreet vastleggen